Czynności notarialne

Czynności notarialne

   Zgodnie z 79 ustawy Prawo o notariacie, notariusz dokonuje następujących czynności:

 

Uwagi ogólne

   Czynności notarialnych dokonuje wyłącznie notariusz lub jego zastępca (asesor notarialny lub emerytowany notariusz). Przy dokonywaniu czynności notariusz powinien czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i interesów stron oraz innych osób, dla których czynność notarialna może spowodować skutki prawne. Notariusz jest zobowiązany udzielać stronom wyjaśnień dotyczących dokonywanych czyn-ności, w tym pouczać o uprawnieniach urzędu skarbowego dotyczących wartości przedmiotu czynności, podstawie prawnej i sposobie obliczania podatku od czynności cywilnoprawnych i podatku od darowizny, oraz zaniechaniu ich poboru. Akty i dokumenty powinny być sporządzane w sposób zrozumiały i przejrzysty, choć oczywiście bardzo często wymogi prawne dotyczące konkretnej czynności powodują, że strony nie są w stanie w pełni zrozumieć jej treści lub odbiega ona od ich wyobrażeń lub oczekiwań. W takich sytuacjach rola notariusza polegać musi na cierpliwym wyjaśnieniu sensu i skutków poszczególnych zapisów objętych czynnością.  Notariusz zobowiązany jest stwierdzić tożsamość osób biorących udział w czynności, w pierwszej kolejności na podstawie dowodów osobistych lub paszportów, w ich braku w inny sposób wyłączający wszelką wątpliwość co do tożsamości osób biorących udział w czynności (np. na podstawie oświadczeń osób znających stronę i posiadających dokumenty tożsamości). Notariusz może odstąpić od ustalania tożsamości w powyższy sposób w stosunku do osób osobiście mu znanych.

Notariusz dokonuje czynności w języku polskim, a na żądanie strony może dodatkowo dokonać czynności w języku obcym; jeżeli stroną czynności jest osoba nie władająca językiem polskim, notariusz zobowiązany jest przetłumaczyć treść czynności. W obu przypadkach winien skorzystać z pomocy tłumacza przysięgłego, o ile sam nie posiada znajomości języka w sposób określony dla tłumaczy przysięgłych. 

Notariuszowi nie wolno dokonywać czynności notarialnych, które dotyczą samego notariusza, jego małżonka, krewnych i powinowatych w linii prostej bez ograniczenia stopnia, w linii bocznej do trzeciego stopnia włącznie, osób związanych z nim stosunkiem przysposobienia, opieki, kurateli lub będących w bliskim z nim stosunku (np. konkubiny). Podstawy wyłączenia trwają także po ustaniu małżeństwa, przysposobienia, opieki i kurateli. Czynność dokonaną wbrew powyższym ograniczeniom uznać należy za nieważną.

Akt notarialny

   Akt notarialny to czynność zajmująca niejako centralne miejsce wśród czynności notarialnych. Jej specyfika polega między innymi na tym, że może być sporządzona wyłącznie przez notariusza (wyjątkiem od tej zasady jest możliwość sporządzenia aktu przez konsula polskiego za granicą po uzyskaniu przez niego pisemnego upoważnienia Ministra Sprawiedliwości wydanego na wniosek Ministra Spraw Zagranicznych), podczas gdy pozostałe czynności mogą być w pewnych sytuacjach dokonane przez inne podmioty, np.: protest z powodu niezapłacenia może sporządzić urząd pocztowy, poświadczać podpisy na niektórych dokumentach mogą banki lub przewodniczący zarządu gminy w miejscowości, w której nie ma kancelarii notarialnej.  Akt notarialny jest jedną ze szczególnych form czynności prawnej. Sporządzany jest dla udokumentowania czynności prawnej lub zdarzenia prawnego, jeżeli ustawa zastrzega taką formę lub taka jest wola stron. Jeżeli przepis zastrzega dla czynności prawnej formę aktu notarialnego, jest to forma pod rygorem nieważności (ad solemnitatem - jej niezachowanie powoduje nieważność czynności prawnej). Elementy konieczne aktu notarialnego określa art. 92 prawa o notariacie. 

Akt notarialny można podzielić na pięć zasadniczych części:

  1. komparycję (obejmującą miejsce i datę zawarcia aktu oraz dane stron i sposób stwierdzenia ich tożsamości);
  2. treść aktu;
  3. część dotyczącą podatków, opłaty sądowej i taksy notarialnej;
  4. stwierdzenie o odczytaniu, przyjęciu i podpisaniu aktu;
  5. podpisy osób stawających i notariusza.

Oryginały aktów notarialnych przechowywane są przez notariusza, który je sporządził, przez okres dziesięciu lat. W tym czasie nie można ich wydawać poza kancelarię. Po upływie wskazanego okresu oryginały przekazywane są do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego. 

Ustawa zastrzega formę aktu notarialnego między innymi dla:

  • oświadczenia woli osoby nie mogącej czytać (art. 80 k.c.),
  • umowy zobowiązującej do przeniesienia własności nieruchomości i umowy przenoszącej własność w wykonaniu istniejącego zobowiązania (art. 158 k.c.),
  • oświadczenia o zrzeczeniu się własności nieruchomości (art. 179 k.c.),
  • umowy o oddanie gruntu w użytkowanie wieczyste, o przedłużenie użytkowania wieczystego i umowy przenoszącej użytkowanie wieczyste (art. 234, 236 § 3 i 237 k.c.),
  • oświadczenia właściciela nieruchomości o ustanowieniu na niej ograniczonego prawa rzeczowego (art. 245 § 2 kc),
  • oświadczenia o wykonaniu prawa odkupu lub prawa pierwokupu w stosunku do nieruchomości (art. 593 § 2 i 597 § 2 k.c.)
  • oświadczenia darczyńcy w umowie darowizny (art. 890 k.c.),
  • umowy o dział spadku obejmującego nieruchomość (art. 1037 § 2 k.c.),
  • umowy o zrzeczenie się dziedziczenia (art. 1048 k.c.),
  • umowy zbycia spadku (art. 1052 § 3 k.c.),
  • umowy spółki komandytowej (art. 145 k.h.),
  • umowy lub aktu założycielskiego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (art. 162 § 1 k.h.),
  • protokołu zawierającego uchwałę o zmianie umowy spółki z o. o. (art. 254 § 2 k.h. w związku z art.104 § 4 prawa o notariacie),
  • aktu zawiązania i statutu spółki akcyjnej ( art. 314 k.h.),
  • protokołu zawierającego uchwałę walnego zgromadzenia spółki akcyjnej (art. 412 k.h. w związku z art. 104 § 4 prawa o notariacie),
  • oświadczenia woli o ustanowieniu fundacji (art. 3 ust. 1 ustawy o fundacjach),
  • oświadczenia woli o założeniu uczelni niepaństwowej (art. 16 ust. 1 ustawy o szkolnictwie wyższym),
  • umowy majątkowej małżeńskiej (art. 47 § 1 k.r.o.),
  • umowy lub oświadczenia o ustanowieniu odrębnej własności lokalu (art. 7 ust. 2 ustawy o własności lokali),
  • pełnomocnictwa do dokonania czynności prawnej, dla której wymagana jest forma aktu notarialnego (art. 99 § 1 k.c.),
  • zgody osoby trzeciej na dokonanie czynności, dla której wymagana jest forma aktu notarialnego (art. 63 § 2 k.c.),
  • umowy rolnika z następcą oraz umowy zawartej w celu wykonania tej umowy (art. 85 ustawy o ubezpieczeniu społecznym rolników), - oświadczenia dłużnika o poddaniu się egzekucji (art. 777 § 1 pkt 4 i 5 k.p.c.),
  • statutu towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych (art. 23a ustawy o działalności ubezpieczeniowej w związku z art. 308 k.h.),
  • pełnomocnictwa na podstawie art. 31 ust. 4 prawa bankowego.

Akt poświadczenia dziedziczenia

   Na mocy ustawy z dnia 24 sierpnia 2007 roku o zmianie ustawy – Prawo o notariacie oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. nr 181, poz. 1287) wprowadzono do polskiego systemu prawnego instytucję do tej pory w nim nie znaną. Jest to tzw. poświadczenie dziedziczenia, w którym notariusz stwierdza nabycie spadku przez określone osoby. Celem, jaki przyświecał ustawodawcy, było z jednej strony ułatwienie, przyspieszenie i odformalizowanie załatwiania spraw spadkowych, a z drugiej – odciążenie sądów od prowadzenia spraw prostych i bezspornych.

   Procedura sporządzania notarialnego poświadczenia dziedziczenia składa się z trzech etapów. Pierwszym jest spisanie protokołu dziedziczenia przy udziale wszystkich osób, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi i testamentowi. W protokole tym zamieszcza się w szczególności zgodne żądanie poświadczenia dziedziczenia oraz oświadczenia stron dotyczące okoliczności istotnych dla sprawy. Do protokołu dołącza się odpis aktu zgonu spadkodawcy, odpisy aktów stanu cywilnego osób powołanych do spadku oraz inne dokumenty mogące mieć wpływ na wynik postępowania. Drugim etapem jest sporządzenie przez notariusza aktu poświadczenia dziedziczenia, jeżeli nie ma on wątpliwości co do osoby spadkobiercy i wysokości udziałów w spadku. Akt poświadczenia dziedziczenia powinien zawierać m. in. wskazanie osoby spadkodawcy, daty i miejsca zgonu oraz jego ostatniego miejsca zamieszkania, wskazanie spadkobierców wraz z tytułem powołania do spadku i wysokością udziałów, a także podpisy wszystkich osób biorących udział w spisywaniu protokołu dziedziczenia. Trzecim etapem jest dokonanie rejestracji aktu poświadczenia w systemie informatycznym utworzonym przez Krajową Radę Notarialną.

Przyjmuje się, że notarialne poświadczanie dziedziczenia jest w pełni samodzielnym i alternatywnym w stosunku do postępowania sądowego ustalaniem nabycia praw spadkowych. Oznacza radykalne rozszerzenie kompetencji notariuszy, a zwłaszcza nadanie im jakościowo nowych uprawnień porównywalnych z uprawnieniami sędziów. Wydawanie poświadczeń dziedziczenia to nic innego jak podejmowanie rozstrzygnięć w sprawach cywilnych. Należy jednak podkreślić, że nie we wszystkich sprawach spadkowych możliwe jest sporządzenie notarialnego aktu poświadczenia dziedziczenia (np. w razie konfliktu między spadkobiercami, dziedziczenia na podstawie testamentu szczególnego, nieruchomości położonych za granicą, spadków otwartych przed 1 lipca 1984 r.).

Zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia ma skutki prawomocnego postanowienia sądowego o stwierdzeniu nabycia spadku (art. 95j ustawy Prawo o notariacie).

Poświadczenia

   Każde poświadczenie winno zawierać: datę i oznaczenie miejsca jego sporządzenia, oznaczenie kancelarii, podpis i pieczęć notariusza. Notariusz sporządza poświadczenie na dokumencie (jego kopii) lub, z braku wolnego miejsca, na trwale złączonej z nim karcie. Zgodnie z art. 96 prawa o notariacie, notariusz poświadcza:

  • własnoręczność podpisu - notariusz stwierdza własnoręczność podpisu złożonego w jego obecności. Jeżeli podpis złożony został wcześniej, osoba podpisana powinna uznać przed notariuszem własnoręczność podpisu; okoliczność tę notariusz zaznacza w treści dokumentu. Notariusze dokonują poświadczeń podpisu na tak różnych dokumentach, że wymienienie ich byłoby niemożliwe. Dlatego jedynie tytułem przykładu wskazać można: pełnomocnictwa, umowy sprzedaży wierzytelności, umowy zbycia przedsiębiorstwa (w skład którego nie wchodzi nieruchomość), różnego typu oświadczenia o charakterze majątkowym i niemajątkowym, wzory podpisów członków organów osób prawnych (spółek, spółdzielni) itd. Poświadczenie podpisu na dokumencie prywatnym nie nadaje mu przymiotu dokumentu publicznego,
  • zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym oryginałem jest to bardzo często dokonywaną czynnością notarialną, gdyż umożliwia posługiwanie się dokumentem w wielu miejscach jednocześnie, w sytuacji gdy oryginał jest jeden. Dotyczy to wielu dziedzin życia, np. odpisy świadectw dojrzałości umożliwiają złożenie dokumentów na kilka kierunków studiów, odpisy do-kumentów podmiotów gospodarczych (zaświadczenie o nie zaleganiu z podatkami i świadczeniami wobec ZUS itd.) umożliwiają im uczestniczenie w wielu przetargach. Przy obecnym stanie techniki odpis dokumentu sporządza się przez wykonanie jego odbitki przy pomocy kserografu. Sporządzony przez notariusza odpis dokumentu prywatnego nie staje się dokumentem urzędowym. Jeżeli oryginał zawiera elementy nie odzwierciedlone w kopii (np. znaki wodne, suche pieczęcie), notariusz winien w treści poświadczenia zaznaczyć tę okoliczność.
  • datę okazania dokumentu - notariusz poświadcza datę (dzień, miesiąc, rok), a na żądanie stron również godzinę i minutę okazania dokumentu. Dokument może okazać dowolna osoba, nawet ta, której dokument nie dotyczy, przy czym notariusz w treści poświadczenia podaje jej imię, nazwisko i miejsce zamieszkania. Umieszczenie na dokumencie klauzuli notariusza poświadczającej datę przekształca formę dokumentu z pisemnej zwykłej na kwalifikowaną - pismo z datą pewną (art. 81 § 1 k.c.). Zachowanie takiej formy może być zastrzeżone w ustawie zarówno pod rygorem nieważności - forma ad solemnitatem (np. zastaw na prawach - art. 329 § 1 k.c.), jak też dla wywołania oznaczonych skutków prawnych - forma ad eventum (np. zastrzeżenie własności rzeczy sprzedanej na rzecz sprzedawcy wobec wierzycieli kupującego art. 590 k.c.). Przy dokonywaniu tej czynności notariusz nie poświadcza złożonych na dokumencie podpisów i w najmniejszym stopniu nie odpowiada za ich własnoręczność. 
  • pozostawanie osoby przy życiu lub w określonym miejscu - notariusz stwierdza tę okoliczność w razie stawiennictwa osoby w kancelarii, lub po osobistym udaniu się do miejsca, gdzie osoba ta przebywa. Notariusz w poświadczeniu ustala tożsamość osoby oraz określa datę, godzinę i minutę stwierdzenia pozostawania przy życiu lub w określonym miejscu. 

 

Doręczanie oświadczeń

Doręczanie oświadczeń było dotychczas czynnością notarialną rzadko spotykaną     . Notariusz dokonuje czynności na żądanie strony przez doręczenie stronie przeciwnej pisemnego oświadczenia mogącego rodzić skutki prawne. Ocena czy oświadczenie wywołuje skutki prawne należy do notariusza. Doręczenie następuje przy odpowiednim stosowaniu przepisów kodeksu postępowania cywilnego dotyczących doręczania pism procesowych (art. 131-147). Z dokonanego doręczenia, jak również w przypadku nieudanej próby dokonania doręczenia, notariusz sporządza protokół. Osoba żądająca doręczenia winna podać dane i adres osoby, której oświadczenie ma być doręczone. Notariusz dokonuje doręczenia w zasadzie osobiście lub przez pracowników swojej kancelarii; na wyraźne żądanie osoby składającej oświadczenie może dokonać doręczenia listem poleconym. 

Protokoły

Notariusz sporządza protokoły w formie aktu notarialnego. Protokoły sporządzone przez notariusza podzielić można na dwie zasadnicze grupy:

  1. protokoły walnych zgromadzeń osób prawnych (spółek, spółdzielni, organizacji społecznych, stowarzyszeń), sporządzane w przypadkach prawem przewidzianych. Prawem takim może być nie tylko prawo powszechnie obowiązujące, lecz również umowy, statuty, regulaminy lub inne akty wewnętrzne tych osób prawnych, uchwalone przez ich członków lub założycieli. Jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, protokół taki podpisuje przewodniczący zgromadzenia oraz notariusz. W praktyce notarialnej najczęściej spotyka się protokoły zgromadzeń wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz walnych zgromadzeń akcjonariuszy;
  2. protokoły sporządzane w celu stwierdzenia przebiegu czynności i zdarzeń wywołujących skutki prawne - tytułem przykładu wskazać można sytuację, gdy w dniu zastrzeżonym dla zawarcia umowy przyrzeczonej, w kancelarii notarialnej stawia się tylko jedna strona umowy przedwstępnej, która żąda stwierdzenia nieobecności drugiej strony w celu udokumentowania, która z nich swojego zobowiązania nie wykonała.

 Oprócz tego na podstawie art. 80 § 4 prawa o notariacie, notariusz może protokołem sprostować niedokładności, błędy pisarskie, rachunkowe lub inne oczywiste omyłki popełnione przy dokonywaniu czynności notarialnych.

Protesty weksli i czeków

 

     Protest czeku jest obecnie instytucją martwą (nie spotyka się protestów czeku przez notariusza). Protest weksla jest czynnością sporadycznie dokonywaną, w niektórych kancelariach czynność ta w ogóle nie jest spotykana.  
   Zgodnie z art. 85 prawa wekslowego protestu dokonuje notariusz. Niektórych protestów (z powodu niezapłacenia) mogą dokonywać urzędy pocztowe (zob. rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 9 października 1965 roku w sprawie sporządzenia protestów weksli przez urzędy pocztowe - Dz. U. Nr 45, poz. 82). 
Protest jest to akt urzędowy, z pomocą którego posiadacz weksla stwierdza niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania wekslowego (np. odmowę przyjęcia czy zapłaty weksla lub umieszczenia daty okazania weksla własnego płatnego pewien czas po okazaniu). Protest jest warunkiem poszukiwania zwrotnego, czyli dochodzenia sumy wekslowej oraz świadczeń ubocznych (odsetek, kosztów procesu, prowizji komisowej) od poprzedników posiadacza, podpisanych na wekslu - indosantów lub wystawcy oraz ich poręczycieli.  Treść protestu określa art. 86 prawa wekslowego, natomiast terminy jego dokonania art. 44.  Protestu dokonuje się na odwrotnej stronie weksla lub na osobnej karcie połączonej z wekslem (przedłużku). 
Protest z powodu nie przyjęcia weksla trasowanego winien być skierowany przeciwko trasatowi.  Protest z powodu niezapłacenia - przeciwko akceptantowi weksla trasowanego, wystawcy weksla własnego, a jeżeli na wekslu oznaczony był domicyl - przeciwko domicyliatowi. Jeżeli dłużnik, przeciwko któremu ma być skierowany protest wyrazi wolę zapłacenia, notariusz zobowiązany jest do odbioru zapłaty i wystawienia pokwitowania. 

Depozyt notarialny

   Notariusz przyjmuje na przechowanie wszelkie pisma mające znamiona dokumentu publicznego lub prywatnego; jeżeli mają być one przechowywane w zamkniętych kopertach, notariusz musi się uprzednio zapoznać z ich treścią. Dokumenty przechowuje się w kancelarii. Jeżeli brak jest odpowiednich warunków w kancelarii, mogą być one przechowywane w skrytce bankowej. Natomiast pieniądze w walucie polskiej lub obcej oraz papiery wartościowe notariusz przyjmuje w depozyt tylko wtedy, gdy ma to związek z dokonywaną w jego kancelarii inną czynnością notarialną np., gdy cena sprzedaży nieruchomości ma zostać zapłacona w późniejszym terminie, a strony wnoszą o jej przechowanie. Dla przechowywania pieniędzy złożonych do depozytu notariusz prowadzi specjalne konto bankowe. Wydanie depozytu następuje za pokwitowaniem. Z przyjęcia dokumentu, pieniędzy lub papierów wartościowych na przechowanie notariusz sporządza protokół w formie aktu notarialnego. 

 

Wypisy, odpisy i wyciągi dokumentów

W związku z tym, iż oryginał aktu notarialnego sporządzany jest w jednym egzemplarzu, który przechowywany jest w kancelarii notariusza, notariusz wydaje wypisy aktu notarialnego, posiadające moc oryginału. Wypisy wydaje się w dowolnej ilości stronom aktu i osobom, dla których prawo otrzymania wypisu w treści aktu zastrzeżono, oraz ich następcom prawnym, jak również osobom, na które strony się zgodziły (po zawarciu aktu). Przewidziana w art. 110 § 2 prawa o notariacie możliwość uzyskania wypisu dzięki postanowieniu sądu okręgowego w praktyce wykorzystywana jest sporadycznie. 

W y p i s jest dosłownym powtórzeniem oryginału, nie zawiera jednak poprawek dokonanych na oryginale. W nagłówku zaznacza się, że dokument jest wypisem, a na końcu, komu i kiedy go wydano. Wypis wydaje się pod osobnym numerem repertorium i z datą jego wydania (nie zawsze pokrywa się ona z datą sporządzenia aktu notarialnego). 

Odpisy i wyciągi sporządza się z innych dokumentów niż akt notarialny. Odpis odzwierciedla całą treść oryginału, wyciąg tylko jego część. Notarialnie poświadczone odpisy i wyciągi mają moc oryginału. Do wydawania wyciągów i odpisów stosuje się te same zasady co przy wypisach. 

Projekty

   Na żądanie stron notariusz może sporządzić projekty aktów, oświadczeń i innych dokumentów. Opracowanie takiego projektu stanowi wówczas samodzielną czynność notarialną, za którą należy się notariuszowi odrębne wynagrodzenie.  

Inne czynności

Art. 79 ust. 9 ustawy prawo o notariacie powoduje, iż lista czynności notarialnych nie jest listą zamkniętą i mogą znaleźć się na niej czynności nie wymienione w tej ustawie. Dotyczy to zarówno czynności mogących się pojawić w nowych przepisach, jak i czynności już przepisami przewidzianych (np. art. 103 i 115 ustawy Prawo upadłościowe).

Zaloguj się aby móc dodawać komentarze
  • Brak komentarzy